Teamassistenz (m/w/d)

Zum 01.07.2024 sucht der Botanische Garten, zunächst befristet auf zwei Jahre, eine

Teamassistenz (m/w/d)

TV-L E 6, Teilzeit, 13–18 Std. / Woche

Das Aufgabengebiet umfasst u a.:

allgemeine Büro- und Verwaltungstätigkeiten
Ansprechpartner (m/w/d) für die zahlreichen Besucherkontakte
Erledigung der Personalbuchhaltung und Abrechnungen von Überstunden, Urlaub, Krankheit, einschließlich AIDA-Zeiterfassung
Bearbeitung personalrelevanter Themen, wie z.B. Unterstützung bei Einstellungen und Weiterbeschäftigungen, Urlaubs- und Überstundenabrechnungen, Abrechnung von Zuschlägen und Dienstreisen, Umgang mit den Zeiterfassungssystemen
Verwaltung der Haushaltsmittel in den Haushaltsstellen sowie von Rechnungen und Kassen
Vorbereitung und Organisation der Gartenführungen, Veranstaltungen und Ausstellungen, wie z.B. Bearbeitung und Beantwortung von Führungsanfragen
Mitwirkung bei der Öffentlichkeitsarbeit und Vorbereitung von Veranstaltungen, Erstellen von Druckerzeugnissen, Flyern, Tafeln, Hinweisschildern und Besucherinfos

Notwendige Qualifikation:

Gärtnermeisterprüfung (Zierpflanzen) mit Ausbildereignungsprüfung
Fachausbildung als Bürokauffrau / -kaufmann (m/w/d), Groß- und Einzelhandelskauffrau / -kaufmann (m/w/d) o.Ä.
fundierte Kenntnisse in MS-Office-Programmen
gute Schriftform und Kommunikationsfähigkeit bei der Beantwortung von E-Mails und telefonischen Besucheranfragen
Fähigkeit zu selbstständigem und flexiblem Arbeiten, hohes Maß an Zuverlässigkeit und Sorgfalt, Kreativität, Flexibilität und Teamfähigkeit

Wünschenswerte Qualifikation:

möglichst Erfahrung im Bereich Verwaltung und Büroorganisation, idealerweise im universitären Bereich (FSV)
erste Berufspraxis in der AIDA-Zeiterfassung und Arbeitszeitabrechnung
Englischkenntnisse
Interesse an den Belangen von Natur und Umwelt sowie Freude am Umgang mit Menschen, die sich für Pflanzen interessieren

Wir bieten:

eine Teilzeitstelle mit 13 bis 18 Stunden pro Woche; die Arbeitszeit ist flexibel und idealerweise auf zwei bis drei Vormittage verteilt (es sind aber auch vereinzelt kurzfristige Einsätze notwendig, teilweise am Wochenende, bei Vertretungen oder abends bei Veranstaltungen)
ausgesprochen vielfältige, abwechslungsreiche Aufgaben in einem schönen Umfeld und einem netten Team
die zunächst befristete Stelle soll nach zwei Jahren verstetigt werden

Bei Fragen zur ausgeschriebenen Stelle steht Ihnen Claus Heuvemann unter der Telefonnummer 09131 85-22452 oder per E-Mail unter claus.heuvemann@fau.de gerne zur Verfügung.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Bitte senden Sie diese mit Anschreiben, Zeugnissen und Lebenslauf unter Angabe der

bis zum 28.04.2024
vorzugsweise per E-Mail (PDF, ein Dokument mit max. 6 MB) an claus.heuvemann@fau.de

Bewerbungen, die auf dem Postweg bei uns eingehen, werden nach Abschluss des Verfahrens nicht zurückgesendet.

Die FAU ist Mitglied im Verein Familie in der Hochschule e.V. Sie fördert die berufliche Gleichstellung von Frauen und bittet deshalb Frauen nachdrücklich um ihre Bewerbung.

Die Stelle ist für schwerbehinderte Menschen geeignet, es wird lediglich ein Mindestmaß an körperlicher und geistiger Eignung zur Erledigung der anfallenden Aufgaben erwartet. Schwerbehinderte Bewerber (m/w/d) werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt eingestellt.

Wegen der im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren zu erhebenden personenbezogenen Daten bitten wir Sie, unsere Informationen nach Art. 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung unter www.fau.de zu beachten.

Botanischer Garten, Claus Heuvemann, Loschgestrasse 1, 91054 Erlangen